26 mei 2013

Timemanagement

Druk, druk, druk! We kennen het allemaal. Periodes waarin je geleefd wordt door je agenda. Goed timemanagement is het halve werk!
Ik heb meerdere cursussen gevolgd over hoe om te gaan met "veel" werk en inmiddels zelf wat manieren ontdekt hoe hier mee om te gaan.

Belangrijk bij timemanagement is weten wat je doelen zijn en "nee zeggen" zowel tegen jezelf als tegen anderen en een beetje discipline kan soms ook handig zijn.

Eerst de basis..
timemanagement matrix

Als het gaat om taken in delen, kan dit gedaan worden aan de hand van vier categorie├źn:
I Taken die belangrijk zijn en urgent
II Taken die belangrijk zijn, maar niet urgent
III Taken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent
IV Taken die niet belangrijk zijn en niet urgent

I Taken die belangrijk zijn en urgent
Dit zijn zaken waar je niet om heen kunt. Je moet ze doen en ze moeten nu gedaan worden. Taken in deze categorie eisen veel energie van je omdat je onder druk staat om ze voor een bepaald tijdstip af te krijgen.
Denk hierbij aan deadlines, taken die ontstaan na ongelukken of fouten.

II Taken die belangrijk zijn, maar niet urgent
Categorie II wordt ook wel 'het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap' genoemd. Vaak vallen hier taken in die je zelf leuk vind om te doen en daarom belangrijk zijn voor jou, maar deze taken zijn niet altijd urgent.Denk hierbij aan verbetering van bepaalde routines, doelen zetten of jezelf ontwikkelen.

III Taken die niet belangrijk zijn, maar wel urgent
Binnen deze categorie vallen vooral werkzaamheden die je overkomen en die je afhouden van werken aan categorie (I en) II werkzaamheden.
Denk hierbij aan telefoontjes waarin het te veel over randzaken gaat, inkomende e-mails een vraag van een collega.

IV Taken die niet belangrijk zijn en niet urgent
Als je veel taken uit deze categorie zou doen kom je niet echt vooruit. Ze mogen natuurlijk wel als ontspanning dienen!
Het zijn taken die je afleiden zoals te lang surfen of dagdromen.

Een paar Tips die mij helpen:
- op mijn werk gebruik ik een outlook agenda waarin ik bepaalde werkzaamheden, zoals het af hebben van een bepaald rapport in plan. Bijvoorbeeld elke week 3 uur er voor blokkeren zodat het nooit een categorie I taak wordt
- alle taken die ik in mijn outlook agenda zet, categoriseer ik door ze een bepaalde kleur te geven. Zo kan ik later terug kijken en zien hoeveel tijd ik heb besteed aan een bepaalde taak
Frank training
- standaardiseer zaken die vaak voorkomen door bijvoorbeeld een standaard mail op te stellen voor terugkerende vragen of templates te maken voor bepaalde documenten





Voor meer handige tips kun je een kijkje nemen op http://timemanagement.nl/

1 opmerking: